保育士の書類作成業務を簡素化するには

日々の子どもの様子を記録する指導案、保育日誌、児童票などの書類作成業務。『手書きの負担を減らしたい』『エクセルでの入力を少しでも早くしたい』と、簡素化のコツを探していませんか？

しかし、どれだけ書き方を工夫しても、手作業による作成や転記がある限り、本質的な書類の簡素化は難しいでしょう。また、すでに保護者連絡用のアプリや登降園用の打刻システムを導入している園でも、日誌や指導計画の作成は手書きや別のエクセルで行っており、「二重入力の負担から抜け出せない」と悩む園も多いのが実態です。
書類業務を本当に簡素化し、保育士が「子どもと向き合う時間」を取り戻すためには、日々の活動記録、指導案、児童票などのすべての専門書類が自動的に連動する、実務一元化システムの活用が不可欠です。

本記事では、書類簡素化のための基本ステップをお伝えするとともに、「ただの連絡ツール」を卒業し、保育士の記録実務を効率化するシステム選定についてまでを解説します。

書類作成を簡素化する方法

フォーマット化する

繰り返し使う機会が多い手書き書類はフォーマット化する

月ごとに発行するおたよりや毎日書く連絡帳など繰り返し使う機会の多い手書き書類はワードでフォーマットを作成、定型化し保存すると良いです。フォーマット化することでおたよりに統一感を出すことができるでしょう。

クラウドサービスに保存するとデータ共有できる

クラウドサービスなどにデータ保存すると、他の職員とも共有化でき、家に帰ってからも簡単に手直しなどができます。

いつもよく使うイラストサイトのURLを書き込んだデータを1枚にまとめてアップすれば非常に便利です。

できるだけ手書きを省く

手書きは時間と労力を非効率化させるから省く

園児の登降園時間の記録、保育計画、活動記録、職員の出退勤記録や連絡事項、日誌など、保育士としての書類業務だけでなく、日々のルーチンワークに該当することもほとんどが手書きです。手書きは時間・労力にとって非効率なのでできるだけ省きましょう。

登降園管理システムについて詳しく見る

記録の一元管理で業務負担が大きく改善される

まずエクセルに記録作業を入力することで記録の一元管理が可能とし、ミスや抜け、漏れを防ぎ、その後クラウドにあげて管理することで業務負担は大きく改善されるでしょう。

ICTシステムを導入する

改善策の1つがICTシステム導入

保育士の業務には手作業が多く、過大な負担になり離職してしまう場合があり、改善する必要があります。その改善策の1つが、ICTシステムを導入することです。

ICT導入のおかげで保育士は保育に集中できるようになる

管理・整理の分類やスペース確保、手書き清書など、手間しかかからない書類業務を、ICTシステム導入で、一括管理や場所を気にすることなく、システム上で簡単に修正、入力作業の簡略化や進捗管理・共有などが可能となり、その分保育士は保育に集中できるようになるでしょう。

保育士の書類作成業務を簡素化！
保育ICTシステム比較を見る

保育士が作成する書類

保育年間計画

保育年間計画とは各保育施設方針に沿って子ども達がどのような保育活動を行うのか明確にしたものです。園によっては保育以外の食育や安全管理などの視点から立案する所も。保育年間計画の項目は各保育施設によって違いがあります。行事や季節の保育活動などを記入し、長期的な見通しを持って作成することが大切。園の形式や方針に沿って子どもたちへの関わり方や目標、ねらいを具体的にイメージしながら作成するようにしましょう。

指導案

指導案は各保育施設それぞれにあるテンプレートを使って作成する人が多いです。

月案：保育年間計画をもとに毎月の保育活動の目標やねらい、活動内容をしめしたもの
週案：前週の子ども達の様子を考慮して、月案よりもさらに具体的な内容の計画を作成<
日案：一日のタイムスケジュールに沿った子ども達の活動内容を予想し、保育士による具体的な援助方法、環境設定などを記入し、その日その日が充実した保育活動となるように作成

シフト

一般的な企業の場合職員のシフト作成は主に人事や事務が行う仕事です。しかし保育園では事務員を雇用していないので、園長先生や保育士が職員のシフト作成や管理を行っています。

休日や有休消化など保育士の配置基準に沿って作らなければならないため、シフト作成は頭を悩ませる作業であり時間がかかります。家族の突然の不幸や小さなお子さんが熱を出して急に休む場合誰かに休日変更して出勤してもらうなど、人員調整が大変です。

連絡帳

連絡帳は、保育士が子どもの園での様子を書き伝え、保護者の方が園へ要望や相談などを記載する、保育士と保護者が連携するために重要なコミュニケーションツールです。

保育士と保護者が直接コミュニケーションをとるのは登降園の時であり、この時間は忙しくそれほど会話ができません。保育士と保護者が十分な意思疎通の時間が取れない場合、連絡帳は主に、保育施設と保護者の協力関係をはぐくむための連絡手段になっているといえます。

おたより

おたよりは保育士が保護者に向けて子ども達の様子や行事内容、お知らせなどの詳細を書き保護者に向けて配信しているものです。

園便りやクラス便り、給食便りや保健便り、行事スケジュールなど様々なおたよりがあります。

おたよりは構成や書き出しが難しく新人保育士には悩みの種のようです。しかしおたよりはクラスや園全体の子どもの様子や園の保育方針を保護者に伝えるために必要なツールなので書き慣れることで上達しましょう。

日誌

保育日誌とは子ども達の園での一日の流れや実際の様子の詳細を記入したものです。形式は様々であり、個人記録として作成することもあればクラス全体の様子を記載することもあります。そのため指導案作成時も保育日誌に記載されている子どもたちの様子を振り返りながら計画を立てるようです。

日誌は子ども達への接し方はよかったか、保育活動をスムーズにできたか、など保育士自身が一日の仕事ぶりを振り返る上でも必要といえます。

保育士の書類が煩雑な理由

書類作成のシステム化は、過去のデータの使い回しや自動転記など、手作業では難しい時間短縮を実現します。
しかし、システムを選ぶ際に「連絡機能が多いから」「みんなが使っている有名どころだから」という理由だけで選ぶと、「肝心の指導案作成画面が使いにくく、結局エクセルに逆戻りしてしまった」「パソコンが苦手なベテラン職員が使ってくれず、運用の壁にぶつかった」という失敗に陥りがちです。

書類の簡素化を確実に成功させるためには、自園の運用に合わせて以下の3つのうち「どれを重視するか」で選ぶ必要があります。